Títulos e documentos: registro de contrato e notificação

O cartório da prova e da publicidade

O Registro de Títulos e Documentos, conhecido pela sigla RTD, é a serventia que registra contratos e documentos em geral para dois fins: conservar a prova do que foi escrito e tornar aquele conteúdo oponível a terceiros. É o cartório procurado quando alguém quer garantir a data de um documento, guardar uma via segura fora das mãos das partes ou fazer com que um contrato produza efeito contra quem não participou dele.

A Lei de Registros Públicos separa dois grupos. Há documentos cujo registro é facultativo, feito por conveniência das partes, e há um rol de documentos cujo registro é a condição para que produzam efeito perante terceiros, como contratos de penhor, de caução e de cessão de crédito. Fora desse rol, o registro continua sendo útil como prova, ainda que não obrigatório.

O RTD não substitui os cartórios especializados. Contrato que envolve direito real sobre imóvel vai ao registro de imóveis; ato de vontade que exige fé pública na declaração vai ao tabelionato de notas; sociedade empresária se registra na junta comercial. O RTD entra quando o documento não tem outro registro próprio previsto em lei.

Registro de contratos

O uso mais comum é o registro de contratos particulares. Contratos de prestação de serviço, de mútuo, de comodato, de parceria, de confidencialidade, de cessão de direitos e de locação chegam ao balcão todos os dias. O registro dá data certa ao documento, conserva uma via no acervo do cartório e permite a emissão de certidões a qualquer tempo.

Data certa é o efeito que costuma motivar o registro. Um contrato particular, entre as partes, vale desde quando foi assinado; contra terceiros, a data só se prova de forma segura a partir do registro. Em discussões judiciais sobre quem contratou primeiro, ou sobre quando uma obrigação nasceu, isso pesa.

Contrato de locação merece atenção especial. Registrar no RTD conserva a prova e dá data certa, mas a cláusula de vigência que obriga o comprador do imóvel a respeitar a locação depende de averbação na matrícula, no registro de imóveis. São dois atos com finalidades diferentes, e um não substitui o outro.

• Registro facultativo: contratos em geral, atas, declarações, orçamentos, projetos, textos, tabelas de preço e documentos que se queira conservar.
• Registro para efeito contra terceiros: penhor comum, caução, cessão de crédito, contratos de compra e venda com reserva de domínio e outros previstos em lei.
• Documentos estrangeiros: contratos e papéis em língua estrangeira, depois de traduzidos por tradutor público, para produzirem efeito no Brasil.

Notificação extrajudicial

A notificação extrajudicial é o serviço do RTD que mais resolve conflito antes do tribunal. O interessado leva ao cartório o texto que quer comunicar; a serventia registra o documento e entrega uma via ao destinatário, certificando a entrega, a recusa em receber ou o fato de o destinatário não ter sido encontrado. O resultado é uma certidão com fé pública sobre a comunicação.

Serve para constituir alguém em mora, cobrar dívida antes de ação judicial, comunicar rescisão ou não renovação de contrato, exigir o cumprimento de uma cláusula, dar ciência de cessão de crédito e interromper a inércia em prazos contratuais. Em contratos de compra e venda de imóvel com parcelamento, a notificação pelo cartório é etapa exigida por lei antes da resolução do contrato.

Quando o destinatário está em outra comarca, o cartório encaminha a notificação ao RTD do local, que faz a entrega e devolve a certidão. Isso torna possível notificar em qualquer ponto do país a partir da serventia mais próxima de você.

A notificação não julga nada e não obriga o destinatário a concordar. O que ela produz é prova incontestável de que a comunicação foi feita, em que data e com que conteúdo, e isso costuma ser suficiente para resolver a questão ou para instruir o processo que vier depois.

Conservação e certidões

Registrar um documento no RTD significa que uma via fica arquivada no acervo do cartório, que responde pela integridade dela. Se o seu documento se perder, você pede uma certidão e recebe a reprodução com a mesma força do registro. É por isso que projetos, originais criativos, memórias de reunião e documentos societários acabam ali.

Para direito autoral, o RTD funciona como prova de anterioridade: ele mostra que aquele texto, roteiro ou desenho existia naquela data. O registro do direito autoral propriamente dito é feito nos órgãos previstos na Lei 9.610/1998, como a Fundação Biblioteca Nacional, conforme a natureza da obra.

As certidões podem ser em breve relato, com os dados essenciais do registro, ou de inteiro teor, com a reprodução completa do documento arquivado. As duas são emitidas pelo cartório onde o registro foi feito.

Território e escolha do cartório

O registro de títulos e documentos segue o domicílio das partes: em regra, o documento é registrado no cartório do domicílio de quem tem interesse no registro, e para produzir efeito contra terceiros pode ser necessário registrar também no domicílio da outra parte. Em cidades com mais de uma serventia, existe distribuição entre elas.

A modernização trazida pela Lei 14.382/2022 criou o sistema eletrônico dos registros públicos, que permite protocolar documentos pela internet e reduz a necessidade de ir ao balcão. A adesão avança em ritmos diferentes por estado, então confirme com a serventia como enviar o documento.

Serventias que acumulam títulos e documentos com o registro civil de pessoas jurídicas são comuns, e nesse caso o mesmo cartório registra também associações, fundações e sociedades simples.

O que levar

Quanto costuma custar

Os valores dos atos de cartório (emolumentos) são fixados por lei estadual e publicados na tabela do Tribunal de Justiça de cada estado, com revisão em geral anual. As faixas abaixo servem apenas de referência para você se planejar: confirme o valor exato na tabela do seu estado ou com o cartório antes de ir.

Perguntas frequentes

Onde encontrar a serventia

Use a busca por cidade para chegar à lista completa de cartórios com endereço e telefone. Nas cidades maiores dá para filtrar direto pela atribuição.

• Cartórios em São Paulo, SP (164 serventias)
• Cartórios em Porto Alegre, RS (80 serventias)
• Cartórios em Rio de Janeiro, RJ (80 serventias)
• Cartórios em Curitiba, PR (72 serventias)
• Cartórios em Recife, PE (56 serventias)
• Cartórios em Brasília, DF (50 serventias)
• Cartórios em Salvador, BA (50 serventias)
• Cartórios em Belém, PA (44 serventias)