Autenticação de documentos em cartório: como funciona

O que é uma cópia autenticada

Autenticar um documento é pedir ao tabelionato de notas que confira a cópia com o documento original e declare, com fé pública, que uma reproduz fielmente o outro. O resultado é a cópia autenticada: a mesma fotocópia, agora com um selo, um carimbo e a assinatura do escrevente atestando a conferência.

A autenticação não valida o conteúdo do documento. Se o original é falso, a cópia autenticada continua reproduzindo um documento falso, e o cartório responde apenas por ter conferido as duas peças. O que a autenticação resolve é outra coisa: permitir que você entregue uma cópia a alguém, guardando o original, sem que a outra parte precise confiar na sua fotocópia.

É diferente de reconhecimento de firma. O reconhecimento cuida da assinatura de uma pessoa em um documento; a autenticação cuida da fidelidade de uma cópia em relação ao original. Um documento pode precisar dos dois atos, e cada um é cobrado separadamente.

Em qual cartório autenticar documentos

A autenticação é ato do tabelionato de notas e pode ser feita em qualquer serventia com essa atribuição, em qualquer cidade do país. Não existe vínculo com o seu endereço, com o cartório onde você abriu firma nem com o local em que o documento foi emitido. Isso torna a autenticação um dos poucos serviços de cartório em que a escolha é totalmente sua.

Na prática, a decisão é por proximidade e horário. Use a busca por cidade para ver os cartórios de notas próximos, com endereço e telefone, e confirme se o posto de atendimento faz autenticação, porque alguns balcões avançados atendem apenas serviços selecionados.

Serventias que acumulam registro civil e notas também autenticam. Cartórios exclusivamente de registro de imóveis, de protesto ou de títulos e documentos não fazem autenticação de cópia para uso geral.

O original precisa estar presente

A regra que mais causa viagem perdida: sem o documento original na mesa, não há autenticação. O escrevente precisa comparar as duas peças fisicamente. Cópia de cópia autenticada não serve como base para uma nova autenticação.

Quem leva o documento não precisa ser o titular. Qualquer pessoa pode apresentar o original e pedir a autenticação das cópias, já que o ato não envolve declaração de vontade nem identificação de signatário.

Alguns documentos são recusados ou exigem cuidado extra: papéis rasurados, com emendas ou com trechos ilegíveis; documentos plastificados que impeçam a leitura de elementos de segurança; e documentos em língua estrangeira, que para produzir efeito no Brasil costumam exigir tradução por tradutor público juramentado.

Quando a cópia autenticada é dispensada

A Lei 13.726/2018 dispensou a exigência de cópia autenticada nos documentos apresentados a órgãos da administração pública direta e indireta. Basta apresentar a cópia simples junto do original, e o próprio servidor faz a conferência e atesta no processo. Isso vale para matrícula em escola pública, concursos, benefícios e serviços públicos em geral.

A dispensa legal não alcança automaticamente relações entre particulares. Bancos, seguradoras, universidades privadas, licitações com regra própria e processos de imigração de outros países continuam podendo exigir a cópia autenticada, e a exigência é legítima.

Para documentos que vão circular fora do Brasil, a autenticação sozinha não basta: normalmente é preciso a apostila da Convenção da Haia, emitida pelos cartórios autorizados pelo Conselho Nacional de Justiça, e a tradução juramentada exigida pelo país de destino.

Autenticação digital e documentos eletrônicos

Os tabelionatos também emitem cópia autenticada em formato digital, com assinatura eletrônica do tabelião e código de verificação, pelo e-Notariado e pelas centrais notariais estaduais. O arquivo em PDF tem o mesmo valor da cópia em papel e é conferido pelo destinatário no site indicado no próprio documento.

Existe ainda o caminho inverso, previsto no Código de Processo Civil e nas normas do CNJ: a declaração de que um documento eletrônico corresponde a um impresso, útil quando você precisa levar ao balcão algo que só existe em arquivo. Nem toda serventia oferece todos os formatos, então pergunte antes.

Documentos já assinados com certificado digital ICP-Brasil dispensam autenticação: a verificação é feita pelo próprio certificado, e imprimir o arquivo para autenticar em cartório costuma ser um passo desnecessário.

Quanto custa e como o valor é contado

A cobrança é por página autenticada, e não por documento. Autenticar um contrato de doze folhas significa doze atos. Frente e verso de uma mesma folha, quando ambos têm conteúdo, costumam contar como duas autenticações em boa parte das tabelas estaduais.

O valor por página é dos mais baixos da tabela de emolumentos, mas cresce rápido em documentos longos. Quando o volume é grande, vale perguntar ao destinatário se ele aceita cópia simples com apresentação do original, o que a lei permite na esfera pública.

O que levar

Quanto costuma custar

Os valores dos atos de cartório (emolumentos) são fixados por lei estadual e publicados na tabela do Tribunal de Justiça de cada estado, com revisão em geral anual. As faixas abaixo servem apenas de referência para você se planejar: confirme o valor exato na tabela do seu estado ou com o cartório antes de ir.

Perguntas frequentes

Onde encontrar a serventia

Use a busca por cidade para chegar à lista completa de cartórios com endereço e telefone. Nas cidades maiores dá para filtrar direto pela atribuição.

• Cartórios em São Paulo, SP (164 serventias)
• Cartórios em Porto Alegre, RS (80 serventias)
• Cartórios em Rio de Janeiro, RJ (80 serventias)
• Cartórios em Curitiba, PR (72 serventias)
• Cartórios em Recife, PE (56 serventias)
• Cartórios em Brasília, DF (50 serventias)
• Cartórios em Salvador, BA (50 serventias)
• Cartórios em Belém, PA (44 serventias)